Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Políticas de Privacidad

 

Tratamiento y Protección de Datos Personales

 

El FONDO DE GARANTÍAS DEL CAFÉ SA, identificada con Nit. 816002464-3 en cumplimiento de la ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen; mediante el presente documento recoge los lineamientos que en el marco de la política de información rigen las actividades de tratamiento de datos personales, contenidos en sus archivos o bases de datos. En consecuencia, el FONDO DE GARANTÍAS DEL CAFÉ ha implementado las siguientes políticas de privacidad, tratamiento y protección de datos y esta obligada a su estricto cumplimiento:

 

1. ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El cargo responsable del tratamiento de datos personales es la ASISTENCIA DE GERENCIA. Los siguientes son los datos de contacto:

• Encargado de tratamiento de datos: Nancy Adriana Betancur Calvo. (Asistente administrativa).
• Área encargada: Área administrativa
• Encargado quejas y reclamos: Jhon Freddy Patiño Ramirez. (director Administrativo y Financiero).
• Área encargada: Área administrativa
• Ciudad: Pereira, Risaralda
• Dirección: Carrera 15 N. 5 – 25
• Correo electrónico: frgc@garantiasdelcafe.com
• Teléfono: (6) 340 0812

2. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS. Las bases de datos tienen como finalidad principal informarles a las personas (clientes, accionistas, usuarios, funcionarios) sobre los servicios que prestamos, monitoreo de la calidad de los mismos, para fines administrativos, comerciales y tributarios; de contacto frente a los titulares de los mismos, gestiones contractuales y entrega de reportes a los entes de vigilancia y control cuando nos lo exigen.

3. DATOS PERSONALES. Se entiende por información personal aquella suministrada por terceros al FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. por cualquier medio y de forma voluntaria, cuando acceden a su servicio, la cual incluye entre otros: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, tipo y número de documento de identidad, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, ciudad de residencia, sexo, email, área de desempeño y número de hijos. El uso de la información para los diferentes fines antes indicados, podrá ejercerse a través de correos electrónicos, oficios físicos y llamadas telefónicas.

El FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. no recopilará datos considerados como datos sensibles según lo dispuesto en la Ley de 1581 de 2012, como, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.

4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLLECION Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante la autorización expresa verbal o por escrito, el titular autoriza o inequívocamente al FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta política de privacidad y la Ley.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS. El FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. solo usará, procesará y circulará los datos personales para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta política de la privacidad o en las leyes vigentes. En adicción a lo mencionado en otras cláusulas, cada titular expresamente autoriza al FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos:

• Establecer comunicación entre el FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. y el titular para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensaje de texto, correos electrónicos y/o físicos.
• Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar servicios y eventos.
• Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, resultados y cambios organizacionales.
• Ofrecer servicios.
• Hacer análisis de mercados y estadísticos.
• Realizar encuestas acerca de nuestros servicios.
• Cuando la información deba ser revelada para cumplir con las leyes, regulaciones o procesos legales, para detener o prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley.
• Los demás descritos en la presente política o en la Ley.

6. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente al FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. para que este lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD. El FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. se compromete al uso correcto y tratamiento de los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos. El FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. cuenta con protocolos de seguridad para el acceso a sus sistemas de información y almacenamiento, adicionalmente medidas de control de riesgos de seguridad.

8. DERECHOS DE TITULARES. El FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la  ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

9. PERSONA ENCARGADA DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es al cargo de AUXILIAR DE MERCADEO y las mismas se tramitarán a través del correo electrónico frgc@garantiasdelcafe.com. 

10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS. En caso de que desee ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

 

• Nombre completo y apellidos
• número de identificación
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

11. PETICIONES Y CONSULTAS SOBRE DATOS PERSONALES. Cuando el titular de los datos desee consultar la información que reposa en la base de datos, el FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al usuario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN, RETIRO O SUPRESIÓN DE LA BASE DE DATOS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de las políticas acá contenidas, podrán formular un reclamo ante el FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. C el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. con identificación de los titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, el FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. podrá requerir al interesado dentro de cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que el FONDO DE GARANTIAS DEL CAFÉ S.A. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular, con lo cual quedará revelado de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del siguiente día a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envió a la dirección de contacto establecida en la presente Política de Privacidad.

Los mecanismos dispuestos para que el titular conozca las Políticas de de Tratamiento de Datos y los cambios a que a ellas se hagan puede hacerlo a través de nuestra página web .

14. CAMBIOS DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será comunicado oportunamente a los titulares mediante la publicación en nuestro portal web.

 

15. La presente política de privacidad entra en vigencia a partir del día 24 de agosto de 2021.

 

16. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.